Kanban: o que é e como usar
Volume 26 Nº 1 (2023) REGEM jul 2023
ISSN 2763-8022 (International Standard Serial Number)
por Saulo Carvalho, MSc.
*direitos reservados ©. Texto com liberdade de citação: CARVALHO, S.
Kanban
O que é e como usar
Kanban o que é
é uma metodologia ágil de gestão visual que surgiu no Japão, inicialmente aplicada pela Toyota na fabricação de automóveis. O termo “Kanban” significa “cartão” ou “sinalização” em japonês. A abordagem Kanban é projetada para melhorar a eficiência e a produtividade, oferecendo uma visão clara do fluxo de trabalho e do status atual de cada tarefa ou projeto. Ela permite que as equipes visualizem, gerenciem e otimizem suas atividades de forma mais eficaz.
Moura (1989) abordando ainda estritamente o ambiente de produção elencou passos para a aplicação do Kanban como: ajustar o grupo de trabalho para os conceitos Just-in-Time; selecionar um setor teste para o desenvolvimento da metodologia; definir as demandas peça a peça; determinar quantidades por slots; analisar o lead time de reposição de; definir o tipo de sistema Kanban (duplo cartão e ou cartão único também abordados por Schonberger, 1983); determinar o número e os tipos de cartões para cada peça; estudar o layout do ambiente operacional e, por fim, criar painéis porta-Kanbans.
De 1989 para cá, o Kanban passa a ser útil em diversos segmentos de negócios e miríade de projetos.
Princípios do Kanban
Visualização do fluxo de trabalho:
O Kanban utiliza um quadro visual dividido em colunas que representam as etapas do processo de trabalho. Cada tarefa é representada por um cartão, movendo-se de uma coluna para outra à medida que progride.
Limitação do trabalho em andamento (WIP):
O Kanban incentiva a limitação do número de tarefas em andamento para evitar sobrecarga e gargalos. A limitação do WIP aumenta o foco e a conclusão rápida das tarefas antes de iniciar novas.
Fluxo contínuo:
O objetivo é manter um fluxo contínuo de trabalho, evitando interrupções e atrasos. Isso é alcançado ao garantir que as tarefas sejam concluídas antes que novas sejam iniciadas.
Melhoria contínua:
O Kanban promove a melhoria contínua do processo. A equipe é encorajada a identificar e resolver problemas, adaptando-se e ajustando o fluxo de trabalho conforme necessário.
Exemplos de uso prático do Kanban
Gerenciamento de projetos:
O Kanban pode ser aplicado para gerenciar projetos de forma visual e colaborativa. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de software pode usar colunas como “A fazer”, “Em progresso”, “Testes” e “Concluído” em seu quadro Kanban. Cada tarefa é representada por um cartão que é movido através das colunas à medida que avança no processo de desenvolvimento.
Gestão de tarefas pessoais:
O Kanban também pode ser aplicado individualmente para gerenciar tarefas pessoais. Você pode criar um quadro Kanban com colunas como “Para fazer”, “Em andamento” e “Concluído” para acompanhar suas tarefas diárias. Isso ajuda a priorizar e acompanhar o progresso das suas atividades.
Suporte ao cliente:
Equipes de suporte ao cliente podem utilizar o Kanban para gerenciar tickets e solicitações de forma mais eficiente. O quadro Kanban pode ter colunas como “Aguardando resposta”, “Em andamento”, “Em teste” e “Concluído”, permitindo que a equipe rastreie o status de cada solicitação.
Gerenciamento de fluxo de trabalho em marketing:
Departamentos de marketing podem usar o Kanban para gerenciar campanhas e projetos. O quadro Kanban pode incluir colunas como “Ideias”, “Planejamento”, “Execução” e “Resultados”. Isso ajuda a acompanhar o progresso das campanhas, atribuir tarefas e identificar gargalos.
Benefícios do Kanban:
- Visualização clara do fluxo de trabalho e das tarefas em andamento.
- Identificação rápida de gargalos e estrangulamentos no processo.
- Priorização eficaz das tarefas e alocação de recursos.
- Redução do tempo de ciclo e entrega mais rápida.
- Melhoria da comunicação e colaboração da equipe.
- Maior transparência e responsabilidade.
Implementação do Kanban
Para implementar o Kanban, siga as seguintes etapas:
Identifique o fluxo de trabalho atual:
Entenda as etapas do seu processo de trabalho, desde o início até a conclusão. Identifique as tarefas e as dependências entre elas:
Etapas de implementação
Crie um quadro Kanban:
Utilize um quadro físico, um quadro branco ou uma ferramenta online para criar o seu quadro Kanban. Divida-o em colunas que representem as etapas do seu fluxo de trabalho. As colunas podem variar de acordo com o contexto e as necessidades da sua equipe.
Defina os limites do trabalho em andamento (WIP):
Determine o número máximo de tarefas que podem estar em andamento em cada coluna. Isso ajuda a evitar sobrecarga e a manter um fluxo de trabalho equilibrado.
Crie cartões para representar as tarefas:
Cada tarefa deve ser representada por um cartão. Inclua informações relevantes, como descrição, responsável, prazo e qualquer outra informação necessária para a execução da tarefa.
Visualize o fluxo de trabalho:
Coloque os cartões na coluna correspondente à etapa atual do processo. À medida que as tarefas progridem, mova os cartões para as colunas seguintes.
Monitore e ajuste:
Regularmente, revise o quadro Kanban com sua equipe para identificar gargalos, atrasos ou problemas. Realize ajustes conforme necessário para melhorar o fluxo de trabalho e maximizar a eficiência.
Exemplos adicionais de uso prático do Kanban
Desenvolvimento de produtos:
Equipes de desenvolvimento de produtos podem aplicar o Kanban para gerenciar o ciclo de vida de um produto, desde a concepção até o lançamento. Cada recurso, como design, desenvolvimento e testes, pode ser representado por colunas separadas. Isso permite que a equipe acompanhe o progresso e mantenha o alinhamento durante todo o processo.
Gestão de projetos de eventos:
O Kanban pode ser utilizado para gerenciar todos os aspectos de um projeto de evento, desde o planejamento até a execução. Colunas como “Planejamento”, “Logística”, “Marketing” e “Pós-evento” podem ser criadas para rastrear todas as tarefas e garantir que nada seja esquecido.
Fluxo de trabalho editorial:
Equipes de produção editorial, como jornais, revistas ou blogs, podem usar o Kanban para gerenciar o fluxo de trabalho de criação de conteúdo. As colunas podem incluir “Ideias”, “Atribuição de tarefas”, “Edição”, “Layout” e “Publicação”, permitindo que a equipe acompanhe o progresso de cada artigo.
Processo de contratação:
O Kanban também pode ser aplicado ao processo de contratação. As colunas podem representar etapas, como “Currículos recebidos”, “Entrevistas agendadas”, “Avaliação de habilidades” e “Ofertas feitas”. Isso ajuda a garantir que nenhum candidato seja esquecido e que o processo de contratação seja eficiente.
O Kanban é uma metodologia altamente flexível e adaptável, podendo ser aplicada em uma variedade de cenários. Sua simplicidade visual e foco na melhoria contínua tornam-no uma abordagem valiosa para equipes e organizações em busca de uma gestão mais eficiente e eficaz.
Kanban no DHO (rh)
Por anos a fio defendo que ser humano não é recurso. Por este motivo refuto o acrônimo RH.
Pessoas são o coração, a alma e o cérebro de toda organização e, por esta razão, devem ser o epicentro de ações afirmativas de qualidade de vida, desenvolvimento, empatia, produtividade e conviverem em um ambiente de excelente clima organizacional!
Defendo então, o acrônimo DHO (desenvolvimento humano e organizacional) ou, simplesmente, Gestão de Pessoas.
Ao implementar o Kanban, as equipes de Gestão de Pessoas podem organizar suas atividades, acompanhar o progresso e melhorar a eficiência na gestão de talentos. A seguir estão alguns exemplos práticos de como o Kanban pode ser aplicado no departamento de Gestão de Pessoas:
Recrutamento e seleção:
O Kanban pode ser usado para gerenciar o processo de recrutamento e seleção de candidatos. Cada etapa do processo, como triagem de currículos, entrevistas, testes e oferta de emprego, pode ser representada por uma coluna no quadro Kanban. Os cartões podem ser usados para representar candidatos individuais, permitindo que a equipe visualize facilmente em qual etapa do processo cada candidato se encontra. Isso ajuda a garantir que nenhum candidato seja deixado de lado e permite que a equipe de Pessoas acompanhe o progresso de forma eficiente.
Desenvolvimento de funcionários:
O Kanban também pode ser usado para acompanhar o desenvolvimento e o treinamento dos funcionários. Cada funcionário pode ter seu próprio cartão no quadro Kanban, com colunas que representam diferentes etapas, como “Identificação de necessidades de treinamento”, “Planejamento de treinamento”, “Implementação” e “Avaliação”. Dessa forma, a equipe de Pessoas pode monitorar o progresso individual de cada funcionário e garantir que todas as etapas do desenvolvimento sejam concluídas de maneira adequada.
Gestão de projetos internos:
O Kanban pode ser usado para gerenciar projetos internos dentro da equipe de Pessoas. Por exemplo, se a equipe estiver trabalhando em um projeto de implementação de um novo sistema de gerenciamento de Pessoas, cada tarefa pode ser representada por um cartão no quadro Kanban, com colunas que representam diferentes estágios do projeto, como “Análise de requisitos”, “Desenvolvimento”, “Testes” e “Implantação”. Isso permite que a equipe acompanhe o progresso do projeto e identifique qualquer gargalo ou atraso que possa ocorrer.
Gestão de benefícios e folha de pagamento:
O Kanban pode ser útil para acompanhar o processamento de benefícios dos funcionários e a folha de pagamento. Cada etapa do processo, como coleta de informações, cálculos, revisões e aprovações, pode ser representada por uma coluna no quadro Kanban. Os cartões podem ser usados para representar cada funcionário individualmente, permitindo que a equipe visualize em qual etapa do processo cada um se encontra. Isso ajuda a evitar erros e a garantir que todos os benefícios e pagamentos sejam processados de forma oportuna.
Ao implementar o Kanban no departamento de Gestão de Pessoas (DHO), as equipes podem melhorar a visibilidade do fluxo de trabalho, aumentar a colaboração e a eficiência. Os exemplos mencionados acima são apenas algumas das muitas maneiras pelas quais o Kanban pode ser aplicado no campo de Recursos Humanos. Cada equipe pode adaptar o Kanban de acordo com suas necessidades específicas, buscando otimizar seus processos e alcançar melhores resultados na gestão de talentos.
Kanban como ferramenta na gestão de Marketing
Para o Marketing o Kanban também é uma metodologia ágil bastante útil. Equipes e profissionais de Marketing podem visualizar tarefas, acompanhar o progresso das mesmas e colaborarem de maneira mais eficaz. A seguir estão alguns exemplos de como o Kanban pode ser aplicado no marketing:
Gerenciamento de campanhas:
O Kanban é útil para acompanhar o desenvolvimento e a execução de campanhas de marketing. Um quadro Kanban pode ser usado para listar todas as etapas envolvidas, como pesquisa de mercado, planejamento, criação de conteúdo, design, distribuição e análise de resultados. Cada etapa pode ser representada por um cartão no quadro Kanban, e os membros da equipe podem mover os cartões de uma coluna para outra à medida que o trabalho progride.
Gestão de conteúdo:
No marketing de conteúdo, o Kanban pode ajudar a gerenciar o processo de criação, desde a ideia inicial até a publicação. As colunas do quadro podem representar diferentes estágios, como “Ideação”, “Produção”, “Revisão” e “Publicação”. Os cartões podem conter detalhes sobre os artigos, como o tema, a data de vencimento e o redator responsável. Dessa forma, a equipe pode ter uma visão clara de quais conteúdos estão em andamento, quais precisam ser revisados e quais estão prontos para serem publicados.
Desenvolvimento de produtos:
O Kanban também pode ser aplicado no desenvolvimento de produtos ou serviços de marketing. Por exemplo, em uma equipe de desenvolvimento de sites, o quadro Kanban pode ser usado para rastrear o progresso de cada etapa, desde a concepção até o lançamento. As colunas podem incluir fases como “Design”, “Desenvolvimento”, “Testes” e “Implantação”. Os cartões podem representar recursos individuais, como páginas ou funcionalidades específicas, permitindo que a equipe acompanhe o status de cada elemento.
Gerenciamento de mídias sociais:
Para equipes de marketing de mídias sociais, o Kanban pode ser uma maneira eficaz de planejar e programar postagens. Cada plataforma de mídia social pode ter seu próprio quadro Kanban, com colunas para diferentes estágios, como “Ideação”, “Criação de Conteúdo”, “Agendamento” e “Publicação”. Os cartões podem conter detalhes sobre cada postagem, como texto, imagens e horários de publicação. Isso ajuda a manter um fluxo contínuo de conteúdo e facilita o acompanhamento do progresso.
Considerações:
O Kanban é uma metodologia ágil excelente para gerenciamento de tarefas e projetos. Sua abordagem visual e foco na eficiência do fluxo de trabalho o tornam uma opção popular em uma variedade de setores e equipes.
Ao implementar o Kanban, as equipes podem melhorar a produtividade, a qualidade do trabalho e a satisfação dos membros da equipe. Experimente o Kanban em suas atividades e aproveite os benefícios que ele oferece!
E você? Já usou a metodologia ágil Kanban em seus projetos?
Citação a CARVALHO, S.
Saulo Carvalho é Mestre em Gestão e Planejamento (UNITAU) stricto-sensu. Pós-Graduado em Comunicação e Marketing Empresarial (UMESP) lato-sensu, Graduado em Administração de Marketing (UMESP). Admitido em regime especial ao Doutorado sobre Pesquisa Operacional (ITA – Instituto Tecnológico de Aeronáutica e Universidade Federal de São Paulo).
Consultor empresarial com atuações no Brasil e América Latina. Ministra disciplinas de Administração, Marketing, Pesquisa e Planejamento Estratégico aos cursos superiores de Administração, Marketing e Engenharia. É pesquisador sobre Gestão, Marketing e Ambiente Econômico. Desenvolve e aplica pesquisas científicas sobre Gestão e Marketing.
Referências
MOURA, R.A.: Kanban – a simplicidade do controle da produção. (355p.). IMAM, 1989.
SCHONBERGER, R.J.: “Applications of single-card and dual-card Kanban”. Interfaces, v.13, n.4, p.56-67, August 1983.
