Scrum: exemplos práticos

SCRUM

Apresentado em nosso artigo Metodologias ágeis: exemplos e ferramentas, o Scrum é uma metodologia ágil de gerenciamento de miríade de projetos que tem se destacado como uma abordagem eficaz para o desenvolvimento de projetos complexos. Criado por Ken Schwaber e Jeff Sutherland no início dos anos 1990, o Scrum é baseado em princípios ágeis e oferece uma estrutura flexível para equipes lidarem com mudanças frequentes nos requisitos de um projeto.

Origens do Scrum:

O Scrum originou-se no ambiente de desenvolvimento de software, quando Schwaber e Sutherland estavam buscando uma abordagem que pudesse lidar melhor com os desafios e incertezas inerentes a projetos complexos. Inspirados pelos conceitos de inspeção e adaptação, eles desenvolveram o Scrum como um processo iterativo e incremental que promove a colaboração, transparência e adaptação contínua.

Origem do nome Scrum:

Sutherland se inspirou com o termo SCRUM (uma abreviatura de scrimmage) após ler o artigo “The New New Product Development Game“ de autoria de Takeuchi e Nonaka, publicado na Harvard Business Review. Neste artigo os autores abordam a analogia de equipes de alto desempenho com a formação estratégica no rugby, em que 3 linhas com total 8 jogadores (3-4-1 ou 3-2-3), são formadas para obter a posse da bola no reinício do jogo.

Princípios do Scrum:

O Scrum é fundamentado em alguns princípios-chave:

1. Iterativo e Incremental: O desenvolvimento é realizado em ciclos curtos, chamados de Sprints, geralmente de duas a quatro semanas, onde incrementos do produto são entregues a cada iteração.
2. Transparência: As informações sobre o progresso do projeto são visíveis a todos os membros da equipe, promovendo a comunicação aberta e a tomada de decisões informada.
3. Inspeção e Adaptação: O Scrum incentiva a equipe a inspecionar regularmente o progresso e adaptar suas práticas para melhor atender aos objetivos do projeto.

Papéis no Scrum:

O Scrum define três papéis principais:

1. Product Owner: Responsável por representar os interesses dos stakeholders e definir as funcionalidades prioritárias do produto.
2. Scrum Master: Facilita a equipe no entendimento e adoção do Scrum, remove impedimentos e ajuda a garantir um ambiente de trabalho eficaz.
3. Desenvolvedores: A equipe multifuncional responsável por entregar os incrementos do produto.

Eventos no Scrum:

1. Sprint Planning: Reunião no início de cada Sprint para definir as metas e selecionar as tarefas a serem realizadas.
2. Daily Scrum: Reunião diária de curta duração para sincronizar as atividades da equipe e identificar possíveis obstáculos.
3. Sprint Review: Reunião no final de cada Sprint para revisar o trabalho concluído e obter feedback.
4. Sprint Retrospective: Sessão de reflexão após o Sprint Review, onde a equipe analisa o processo e identifica melhorias.

Artefatos no Scrum:

1. Product Backlog: Lista priorizada de funcionalidades, requisitos e melhorias no produto.
2. Sprint Backlog: Lista de tarefas a serem realizadas durante o Sprint.
3. Incremento do Produto: Versão do produto com as funcionalidades concluídas no final de cada Sprint.

Exemplos práticos com Scrum:

Considere uma equipe de desenvolvimento de software trabalhando em um sistema de gerenciamento de projetos. No início de um Sprint, o Product Owner pode priorizar funcionalidades como a adição de uma funcionalidade de rastreamento de tarefas. Durante o Sprint, a equipe realiza reuniões diárias para discutir o progresso, enfrentando desafios e adaptando seu plano conforme necessário.

Ao final do Sprint, a equipe apresenta a funcionalidade de rastreamento de tarefas em uma Sprint Review, recebe feedback do Product Owner e stakeholders, e realiza uma Sprint Retrospective para aprimorar seus processos.

Resumidamente o Scrum fornece uma estrutura ágil que promove a colaboração, flexibilidade e entregas incrementais, permitindo que equipes lidem com a complexidade e as mudanças frequentes em projetos de desenvolvimento. Este framework tem sido amplamente adotado em diversas áreas, proporcionando resultados eficazes e promovendo uma cultura de melhoria contínua.

Projetos diversos com Scrum

Embora o Scrum tenha sido originalmente concebido para o desenvolvimento de software, sua flexibilidade permite que seja aplicado com sucesso em uma variedade de projetos não relacionados ao software. Aqui estão alguns exemplos práticos de como o Scrum tem sido utilizado em diferentes contextos:

1. Desenvolvimento de Produtos Físicos:

Imagine uma equipe que trabalha no design e produção de uma linha de produtos físicos, como dispositivos eletrônicos. O Product Owner pode priorizar recursos e melhorias no produto, enquanto a equipe de desenvolvimento foca em entregas incrementais durante os Sprints, resultando em versões aprimoradas do produto ao longo do tempo.

2. Marketing e Campanhas Publicitárias:

Uma equipe de marketing pode utilizar o Scrum para planejar e executar campanhas publicitárias. O Product Owner define as metas da campanha, e a equipe trabalha em Sprints para criar e implementar estratégias de marketing. As reuniões diárias e as revisões de Sprint permitem ajustes contínuos para otimizar o impacto da campanha.

3. Educação e Treinamento:

Em projetos de desenvolvimento de cursos ou programas de treinamento, o Scrum pode ser empregado para gerenciar a criação de conteúdo. O Product Owner pode ser um especialista em educação que prioriza os módulos do curso, enquanto a equipe de desenvolvimento se concentra em criar material educacional durante os Sprints.

4. Eventos e Conferências:

Na organização de eventos ou conferências, o Scrum pode ser aplicado para coordenar diferentes aspectos, como logística, marketing, e programação de palestras. A Sprint Review pode incluir uma avaliação do feedback dos participantes, e a Sprint Retrospective permite melhorias para eventos futuros.

5. Setor de Saúde:

Em projetos relacionados à melhoria de processos em um hospital, por exemplo, o Scrum pode ser usado para otimizar fluxos de trabalho, implementar novos protocolos e melhorar a qualidade do atendimento. A equipe pode ser composta por profissionais de diferentes áreas, como médicos, enfermeiros e administradores hospitalares.

6. Desenvolvimento de Hardware:

No desenvolvimento de dispositivos físicos, como automóveis ou eletrodomésticos, o Scrum pode ser aplicado para gerenciar o design, produção e lançamento. A equipe pode incluir engenheiros de diferentes disciplinas, e os Sprints podem focar em melhorias incrementais no produto.

7. Projetos de Pesquisa Científica:

Em projetos de pesquisa, o Scrum pode ser utilizado para organizar experimentos, análise de dados e publicações. O Product Owner pode ser um pesquisador líder, e a equipe trabalha em Sprints para realizar etapas específicas do projeto de pesquisa.

O Scrum como metodologia ágil pode ser adaptado de forma criativa para se adequar a diferentes contextos, inserindo uma abordagem ágil e iterativa em uma variedade de projetos além do desenvolvimento de software.

Outros projetos com Scrum

Educação

A aplicação do Scrum em projetos educacionais é uma abordagem eficaz para gerenciar o desenvolvimento de cursos, programas de treinamento e outras iniciativas educacionais. Aqui estão alguns exemplos práticos de como o Scrum pode ser utilizado no segmento da educação:

1. Desenvolvimento de Cursos Online:

Um instituto educacional pode empregar o Scrum para desenvolver cursos online. O Product Owner pode ser um especialista no assunto, priorizando módulos e atividades. A equipe de desenvolvimento, composta por designers instrucionais e desenvolvedores de conteúdo, trabalha em Sprints para criar e aprimorar o material do curso. As revisões de Sprint permitem ajustes com base no feedback dos alunos.

2. Implementação de Plataformas EAD:

Uma instituição que está implementando uma plataforma de ensino a distância (EAD) pode utilizar o Scrum para gerenciar o projeto. O Product Owner pode ser alguém responsável por requisitos específicos da plataforma, enquanto a equipe de desenvolvimento trabalha em Sprints para construir e lançar incrementos da plataforma, como funcionalidades de interatividade e ferramentas de avaliação.

3. Treinamento de Professores:

Em um projeto de treinamento para professores, o Scrum pode ser empregado para criar e melhorar os materiais de treinamento. O Product Owner pode ser um especialista em pedagogia, identificando prioridades para o desenvolvimento da equipe de treinamento. Durante os Sprints, a equipe cria recursos, realiza sessões de treinamento e ajusta as abordagens com base no feedback.

4. Desenvolvimento de Aplicativos Educacionais:

Uma equipe pode usar o Scrum para desenvolver aplicativos educacionais interativos. O Product Owner pode ser um educador experiente, priorizando recursos com base em sua relevância pedagógica. A equipe de desenvolvimento trabalha em Sprints para criar protótipos, realizar testes e iterar sobre as funcionalidades do aplicativo.

5. Revisão e Atualização de Currículos:

Uma instituição educacional que está revisando seu currículo pode adotar o Scrum para facilitar o processo. O Product Owner pode ser um líder acadêmico, determinando as prioridades de atualização. Durante os Sprints, a equipe trabalha em revisões específicas do currículo, realizando ajustes com base no feedback dos professores e alunos.

6. Projeto de Educação a Longo Prazo:

Uma iniciativa educacional de longo prazo, como a implementação de um novo método de ensino, pode ser gerenciada usando o Scrum. O Product Owner pode ser um gestor educacional, priorizando etapas do projeto ao longo de múltiplos Sprints. A equipe trabalha de forma iterativa para implementar gradualmente as mudanças planejadas.

O Scrum pode ser aplicado de maneira versátil no campo da educação, permitindo uma abordagem ágil para o desenvolvimento de projetos educacionais, melhorando a entrega de valor aos alunos e adaptando-se às necessidades em constante evolução do ambiente educacional.

CRM

A implementação do Scrum em projetos de melhorias em sistemas CRM (Customer Relationship Management) pode trazer benefícios significativos, pois permite uma abordagem ágil para o desenvolvimento e aprimoramento contínuo das funcionalidades voltadas para o relacionamento com os clientes. Aqui estão alguns exemplos práticos de como o Scrum pode ser aplicado em projetos de melhorias em CRM:

1. Desenvolvimento de Novos Recursos:

Imagine uma equipe que trabalha para aprimorar um CRM existente. O Product Owner pode ser um especialista em vendas ou atendimento ao cliente, responsável por priorizar novos recursos com base nas necessidades dos usuários. A equipe, composta por desenvolvedores e testadores, realiza Sprints para implementar e testar os novos recursos de maneira iterativa.

2. Otimização da Interface do Usuário (UI) e Experiência do Usuário (UX):

Em um projeto focado na melhoria da interface do usuário ou na experiência do usuário de um CRM, o Scrum pode ser aplicado para iterar sobre o design. O Product Owner pode ser um especialista em UX, e a equipe pode trabalhar em Sprints para realizar ajustes incrementais na interface, coletando feedback regularmente.

3. Integração com Novas Tecnologias:

Se a equipe estiver integrando o CRM com novas tecnologias, como inteligência artificial ou análise de dados avançada, o Scrum pode ser usado para gerenciar o projeto. O Product Owner pode ser um especialista técnico, priorizando os recursos que garantem uma integração eficaz. A equipe implementa e valida essas integrações durante os Sprints.

4. Melhorias na Automação de Processos:

Para otimizar os processos de automação no CRM, o Product Owner pode ser um especialista em processos de negócios. A equipe, que inclui desenvolvedores e especialistas em automação, trabalha em Sprints para identificar, implementar e testar melhorias nos fluxos de trabalho automatizados.

5. Personalização e Configuração do CRM:

Se o objetivo é permitir maior personalização e configuração do CRM pelos usuários finais, o Scrum pode ser aplicado. O Product Owner pode ser alguém familiarizado com as necessidades de personalização dos clientes, e a equipe implementa essas opções em Sprints sucessivos, ajustando conforme necessário.

6. Resolução de Problemas e Correções de Bugs:

O Scrum é eficaz na resolução de problemas e correção de bugs em um sistema CRM. O Product Owner pode priorizar os problemas com base em sua criticidade, e a equipe de desenvolvimento trabalha em Sprints para diagnosticar, corrigir e testar as soluções.

7. Treinamento e Suporte Contínuo:

Em projetos que envolvem treinamento contínuo e suporte aos usuários do CRM, o Scrum pode ser adotado. O Product Owner pode ser um especialista em treinamento, definindo as necessidades prioritárias. A equipe realiza Sprints para criar materiais de treinamento, oferecer suporte e ajustar conforme o feedback dos usuários.

Os exemplos acima ilustram como o Scrum pode ser aplicado de maneira prática em projetos de melhorias em CRM, proporcionando uma abordagem ágil para atender às demandas em constante evolução do ambiente de gestão de relacionamento com o cliente.

Marketing

         A aplicação do Scrum em projetos de melhorias em marketing é uma abordagem eficaz para gerenciar campanhas, otimizar estratégias e adaptar-se rapidamente às mudanças nas tendências do mercado. Abaixo estão alguns exemplos práticos de como o Scrum pode ser utilizado em projetos de melhorias em marketing:

1. Desenvolvimento de Campanhas Publicitárias:

O Product Owner, que pode ser um especialista em marketing, prioriza os objetivos da campanha e os canais de publicidade. A equipe, composta por designers, redatores e analistas de dados, trabalha em Sprints para criar, implementar e analisar resultados de campanhas publicitárias, ajustando estratégias com base no desempenho.

2. Otimização de Conteúdo:

Em um projeto focado na otimização de conteúdo, o Product Owner pode ser um especialista em SEO ou um estrategista de conteúdo. A equipe trabalha em Sprints para aprimorar a qualidade do conteúdo, realizar ajustes nas palavras-chave, e testar diferentes abordagens para melhorar o alcance e a eficácia do conteúdo.

3. Lançamento de Produtos ou Serviços:

Ao lançar novos produtos ou serviços, o Scrum pode ser usado para gerenciar o projeto. O Product Owner define as estratégias de lançamento e a equipe trabalha em Sprints para preparar campanhas de marketing, materiais promocionais e eventos de lançamento, adaptando conforme necessário.

4. Geração de Leads:

Em um projeto voltado para a geração de leads, o Product Owner pode ser um especialista em vendas ou marketing de performance. A equipe se concentra em Sprints para desenvolver e executar estratégias de captação de leads, otimizando continuamente as abordagens com base nas métricas de conversão.

5. Campanhas em Mídias Sociais:

Para melhorar a presença nas redes sociais, o Product Owner pode ser um especialista em mídias sociais. A equipe realiza Sprints para criar conteúdo, planejar campanhas e analisar métricas de engajamento, ajustando a estratégia conforme necessário para atender aos objetivos estabelecidos.

6. Automação de Marketing:

Ao implementar ferramentas de automação de marketing, o Scrum pode ser utilizado para gerenciar o projeto. O Product Owner prioriza funcionalidades, como automação de e-mails, segmentação de público e análise de resultados. A equipe trabalha em Sprints para implementar e aprimorar essas funcionalidades.

7. Análise e Melhoria Contínua:

Um projeto focado na análise de dados e melhoria contínua pode ser gerenciado pelo Scrum. O Product Owner pode ser um analista de dados, e a equipe trabalha em Sprints para coletar, analisar e interpretar dados de desempenho de campanhas, utilizando essas informações para aprimorar as estratégias futuras.

Tais exemplos ilustram como o Scrum pode ser adaptado para projetos de melhorias em marketing, permitindo que as equipes respondam rapidamente às mudanças no mercado, otimizem estratégias e alcancem resultados eficazes de maneira iterativa.

Scrum no RH

Um exemplo prático da aplicação do Scrum no RH é o processo de recrutamento. Normalmente, esse processo pode ser longo e complexo, com várias etapas envolvidas, desde a definição de requisitos do cargo até a seleção final do candidato.

No entanto, ao adotar o Scrum, as equipes de recrutamento podem quebrar esse processo em iterações menores e mais gerenciáveis, chamadas de “sprints”.

Com o Scrum, durante cada sprint, a equipe de recrutamento deverá se concentra em aspectos específicos do processo, como a revisão de currículos, a realização de entrevistas preliminares ou a avaliação de candidatos. Ao final de cada sprint, a equipe realiza uma retrospectiva para revisar o que funcionou bem, o que precisa ser melhorado e ajusta o plano para o próximo sprint.

Isso permitirá uma abordagem mais flexível e adaptativa ao recrutamento, garantindo que a equipe possa responder rapidamente às mudanças nas necessidades da organização ou no mercado de trabalho.

Além do recrutamento, o Scrum também pode ser aplicado com sucesso no desenvolvimento de funcionários.

Por exemplo, suponha que o RH esteja buscando implementar um programa de treinamento para melhorar as habilidades de liderança dentro da organização. Em vez de lançar um programa completo de uma só vez, a equipe de RH pode usar o Scrum para dividir o processo em sprints menores, cada um focado em aspectos específicos do treinamento, como comunicação eficaz, resolução de conflitos ou tomada de decisões.

Durante cada sprint de treinamento, os participantes têm a oportunidade de aprender e praticar as habilidades relevantes, enquanto a equipe de RH coletará feedback e ajusta o programa conforme necessário. Isso não só garante que o treinamento seja adaptado às necessidades individuais dos funcionários, mas também permite que a organização responda rapidamente a mudanças nas demandas do mercado ou nos objetivos estratégicos.

Outros exemplos da utilização do Scrum no RH

1. Gestão de Desempenho:

   No lugar de realizar avaliações de desempenho anuais extensas, a equipe de RH poderá implementar sprints de feedback regulares. Durante cada sprint, os funcionários e seus gestores se reúnem para discutir o progresso em relação aos objetivos do PDI (pano de desenvolvimento individual), identificar áreas de melhoria e definir metas para o próximo período. Isso promove uma cultura de feedback contínuo e permite ajustes rápidos para maximizar o desempenho individual e da equipe.

2. Onboarding de Novos Funcionários:

   Após selecionar funcionários alinhados à cultura organizacional e com expertises técnicas necessárias, o processo de integração dos mesmos pode ser transformado em sprints menores e mais focados.

Em cada sprint, o novo funcionário é apresentado a diferentes aspectos da empresa, como cultura organizacional, políticas e procedimentos, e tem a oportunidade de conhecer colegas de equipe e receber treinamentos específicos para o cargo. Isso ajuda os novos funcionários a se integrarem mais rapidamente e a contribuírem para a equipe de forma eficaz.

3. Gestão de Projetos de RH:

   Projetos complexos no departamento de RH, como a implementação de um novo sistema de gerenciamento de talentos ou a revisão das políticas de benefícios, podem se beneficiar da abordagem do Scrum. Ao dividir o projeto em sprints, a equipe de projeto pode se concentrar em entregas incrementais e iterativas, garantindo que o projeto avance de maneira eficiente e que os requisitos possam ser ajustados conforme necessário com base no feedback contínuo dos stakeholders.

4. Melhoria do Clima Organizacional:

   A equipe de RH também poderá utilizar sprints para implementar iniciativas destinadas a melhorar o clima organizacional e a satisfação dos funcionários.

Por exemplo, um sprint pode ser dedicado a organizar eventos de integração da equipe ou atividades de construção de equipe, enquanto outro sprint pode focar na revisão e implementação de políticas que promovam um ambiente de trabalho saudável e inclusivo. Essa abordagem permite que o RH responda rapidamente às necessidades e preocupações dos funcionários, promovendo um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.

O próprio Sutherland menciona no livro “Scrum – a arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo” que, por forma essencial, os profissionais querem ascender profissionalmente. Uma ótima maneira de crescer é exatamente buscar realizar tarefas de maneiras mais ágeis e eficazes e, tal sentimento genuíno, tem grande abrigo em metodologias ágeis como o Scrum e outras como Design Thinking, Kanban, Lean, Canvas, etc. Sobretudo nas execuções que envolvam gestão de pessoas!

Por esta e outras razões, a utilização do Scrum no Departamento de Recursos Humanos oferece uma abordagem inovadora e eficaz para lidar com uma variedade de desafios, desde o recrutamento até o desenvolvimento de talentos.

Ao adotar os princípios ágeis do Scrum, as equipes de RH podem promover a colaboração, maximizar a eficiência e garantir que a organização – as pessoas – estejam preparadas para enfrentar os desafios do futuro.

Outras metodologias ágeis

E os gestores da sua empresa? Têm utilizado metodologias ágeis como SCRUM na gestão dos projetos? 

Citação a CARVALHO, S.

Saulo Carvalho é Mestre em Gestão e Planejamento (UNITAU) stricto-sensu. Pós-Graduado em Comunicação e Marketing Empresarial (UMESP) lato-sensu, Graduado em Administração de Marketing (UMESP). Admitido em regime especial ao Doutorado sobre Pesquisa Operacional (ITA – Instituto Tecnológico de Aeronáutica e Universidade Federal de São Paulo).

Consultor empresarial com atuações no Brasil e América Latina. Ministra disciplinas de Administração, Marketing, Pesquisa e Planejamento Estratégico aos cursos superiores de Administração, Marketing e Engenharia. É pesquisador sobre Gestão, Marketing e Ambiente Econômico. Desenvolve e aplica pesquisas científicas sobre Gestão e Marketing.

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Referências

CARVALHO, S. H. Metodologias ágeis: exemplos e ferramentas. https://ibluemarketing.com.br/revista/metodologias-ageis-exemplos-e-ferramentas/#Exemplos_e_ferramentas_de_Metodologias_ageis. REGEM Revista de Gestão e Marketing ISSN: 2763-8022. Acessado em 2 de novembro de 2023.

Sutherland, Jeff. SCRUM a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. Repositório USP: https://edisciplinas.usp.br/pluginfile.php/8000882/mod_resource/content/1/SCRUM%20-%20A%20Arte%20de%20Fazer%20o%20Dobro.pdf Acessado em 4 de fevereiro de 2024.

TAKEUCHI, Hirotaka. NONAKA, Ikujiro. The New New Product Development Game.  https://hbr.org/1986/01/the-new-new-product-development-game. Acessado em 2 de janeiro de 2024.