Reuniões produtivas e busca pela eficiência
Volume 32 Nº 2 (2023) REGEM mar 2024
ISSN 2763-8022 (International Standard Serial Number)
por Saulo Carvalho, MSc.
*direitos reservados ©. Texto com liberdade de citação: CARVALHO, S.
Reuniões produtivas e busca pela eficiência
Dicas infalíveis para reuniões mais produtivas para maximizar a eficiência e economizar tempo
Não sei quanto a você. Mas eu tenho tendência a facilmente me entediar com reuniões de trabalho que ultrapassam 15 minutos. Especialmente aquelas nonsense e ou com processos não estruturados.
Por esta razão e pela essência de minha atuação junto às lideranças em Processos de Gestão Organizacional e Marketing, pesquiso e pratico o conceito de Lean Meeting (reunião enxuta) há muitos anos.
Uma dica que dou aos líderes e gestores é evitar, dentro do possível, reuniões às sextas-feiras e segundas. Caso não sejam estritamente necessárias, reuniões nesses dias, ao fim de uma semana de tarefas ou no início de um novo ciclo de trabalho quando o índice de atenção pode estar reduzido, não aproveitam ao máximo a participação e colaboração cognitiva dos participantes. Além, é claro, de tomar medidas para que as reuniões necessárias sejam mais produtivas.
A seguir, desenvolvo melhor o tema:
Excesso de reuniões nas empresas: desafio para a eficiência
O cenário corporativo muitas vezes se vê inundado por um excesso de reuniões, que nem sempre são eficazes ou necessárias. O problema se agrava quando essas reuniões são extensas e acabam consumindo um tempo valioso dos colaboradores, especialmente daqueles em posições de liderança e gestão.
Necessidade de reuniões eficientes
Embora as reuniões sejam importantes para a comunicação, colaboração e tomada de decisões, é fundamental questionar a necessidade de tantos encontros e sua duração excessiva. Muitas vezes, reuniões longas e frequentes podem levar a uma queda na produtividade, pois consomem tempo que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas e produtivas, podendo inclusive minar a força criativa do colaborador.
Importância da Gestão do Tempo
A gestão do tempo é essencial para os profissionais de liderança e gestão, pois são responsáveis por equilibrar diversas demandas e prioridades. É fundamental que esses profissionais saibam quando é realmente necessário convocar uma reunião e como conduzi-la de forma eficaz, garantindo que o tempo de todos seja utilizado da melhor maneira possível.
Estratégias para reuniões eficientes
- Objetivos claros: defina claramente os objetivos da reunião e comunicá-los antecipadamente aos participantes.
- Convide apenas as pessoas necessárias: evite sobrecarregar a reunião com participantes que não têm um papel ativo. Mantenha a lista de convidados apenas com aqueles que podem contribuir significativamente para o objetivo da reunião.
- Evite distrações: desencoraje o uso de dispositivos eletrônicos durante a reunião, a menos que seja estritamente necessário. Isso ajuda a manter o foco na discussão.
- Limite o tempo: Limitar a duração da reunião e manter o foco nos temas essenciais.
- Incentive a participação de todos: utilize técnicas de facilitação para garantir a participação de todos e evitar discussões improdutivas.
- Ata: documente as decisões e ações acordadas durante a reunião para garantir que sejam seguidas.
Da mesma forma que uma aula longa deve ser rechaçada por tornar-se entediante e prejudicar o ensino-aprendizagem, experiencio como consultor que o excesso de reuniões e sua duração prolongada podem impactar negativamente a eficiência e a produtividade dos times, consequentemente da empresa.
É fundamental que os profissionais de liderança e gestão adotem práticas eficazes de gestão do tempo e condução de reuniões, garantindo que esses encontros sejam verdadeiramente produtivos e contribuam para o sucesso da organização.
Pecha Kucha
Outra boa dica é o método Pecha Kucha. O método de apresentação Pecha Kucha é uma abordagem criativa e eficaz para comunicar ideias de forma concisa e impactante. Originário do Japão, o termo “Pecha Kucha” mais ou menos significa “bate-papo” em japonês. Foi criado em Tóquio em 2003 por Astrid Klein e Mark Dytham, arquitetos que buscavam uma maneira de incentivar apresentações mais concisas e envolventes em eventos de design.
Como funciona o Pecha Kucha
No formato tradicional do Pecha Kucha, o apresentador tem exatamente 6 minutos e 40 segundos para apresentar um tema, utilizando 20 slides que são exibidos por 20 segundos cada. Os slides avançam automaticamente, o que força o apresentador a manter um ritmo ágil e a ser sucinto em suas explicações.
Curiosidades sobre o Pecha Kucha
O formato do Pecha Kucha foi inspirado na maneira como os designers japoneses costumavam apresentar seus projetos de forma rápida e concisa. O Pecha Kucha se tornou popular em todo o mundo e é frequentemente utilizado em conferências, eventos corporativos e acadêmicos.
Vantagens do Pecha Kucha
- O formato limitado de tempo e slides ajuda a manter a atenção da audiência e a evitar apresentações longas e monótonas.
- O Pecha Kucha encoraja a clareza e a objetividade, pois os apresentadores precisam ser sucintos em suas explicações.
- É uma forma eficaz de compartilhar ideias de forma criativa e visualmente atraente.
Melhores práticas para o Pecha Kucha
- Escolha um tema claro e relevante para sua apresentação.
- Pratique sua apresentação para garantir que você se mantenha dentro do limite de tempo.
- Utilize imagens e gráficos impactantes para complementar suas palavras.
- Evite textos longos nos slides e prefira frases curtas e diretas.
- Mantenha um tom de voz envolvente e use gestos e expressões faciais para manter o interesse da audiência.
O método de apresentação Pecha Kucha é uma maneira eficaz e criativa de comunicar ideias de forma concisa e impactante tornando reuniões mais produtivas. É uma abordagem ideal para quem deseja transmitir informações de maneira clara e envolvente em um curto espaço de tempo.
Busca pela eficiência nas empresas
A busca pela eficiência operacional nas empresas tem origem nas teorias de gestão desenvolvidas ao longo do século XX, principalmente a partir dos estudos de Frederick Taylor sobre Administração Científica. Taylor propôs a aplicação de métodos científicos para melhorar a produtividade no trabalho, defendendo a padronização de processos, a especialização das tarefas e a eliminação do desperdício. Esses princípios foram amplamente adotados por empresas que buscavam aumentar sua eficiência e competitividade.
Exemplos reais e atuais na melhoria de produtividade
Um exemplo atual de empresa que utiliza ferramentas de gestão para melhorar sua eficiência operacional é a Amazon. A empresa utiliza algoritmos avançados de previsão de demanda para otimizar seu estoque, reduzindo custos e garantindo a disponibilidade dos produtos. Além disso, a Amazon emprega sistemas de automação em seus centros de distribuição para agilizar o processo de picking e packing, reduzindo o tempo necessário para preparar os pedidos dos clientes.
Outro exemplo é a Toyota, conhecida por seu sistema de produção lean. A empresa utiliza ferramentas como o Just-in-Time e o Sistema de Produção Toyota para minimizar o estoque e os desperdícios, aumentando assim a eficiência de sua cadeia de suprimentos e a qualidade de seus produtos.
Origem do Sistema Lean
O Sistema Lean, também conhecido como Lean Manufacturing ou Produção Enxuta, teve origem no Japão, principalmente na Toyota, após a Segunda Guerra Mundial. A empresa enfrentava desafios de recursos limitados e buscava uma maneira de produzir mais com menos. O Sistema Lean foi desenvolvido como uma filosofia de gestão que visa maximizar o valor para o cliente, eliminando desperdícios e focando em processos eficientes.
Exemplos reais e atuais de Lean
Um exemplo atual de empresa que utiliza o Sistema Lean é a Nike. A empresa implementou práticas lean em sua cadeia de suprimentos, reduzindo o tempo necessário para produzir e entregar seus produtos aos clientes. A Nike adotou o conceito de fluxo contínuo de produção, eliminando estoques desnecessários e reduzindo os custos operacionais.
Outro exemplo é a GE (General Electric), que implementou o Sistema Lean em suas operações. A empresa conseguiu reduzir o tempo de fabricação de seus produtos, melhorar a qualidade e aumentar a satisfação do cliente. A GE também utilizou ferramentas lean, como o Kanban e o 5S, para otimizar seus processos e reduzir desperdícios.
Boas práticas e vantagens do Lean
Algumas boas práticas do Sistema Lean incluem a identificação e eliminação dos oito tipos de desperdícios (superprodução, espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimentação, defeitos e subutilização de talentos) e o uso de ferramentas como o Kaizen (melhoria contínua) e o Poka-Yoke (prevenção de erros).
O Poka-Yoke, que significa “à prova de erros” ou “prevenção de erros” em japonês, é uma técnica utilizada no Sistema Toyota de Produção e em outras abordagens de produção enxuta para evitar falhas humanas e erros de processo que podem levar a defeitos nos produtos. O objetivo do Poka-Yoke é projetar processos de forma que seja praticamente impossível cometer erros durante a execução das tarefas.
Princípios do Poka-Yoke
- Prevenção: O Poka-Yoke busca prevenir erros antes que eles ocorram, em vez de detectar e corrigir erros após sua ocorrência.
- Simplicidade: As soluções de Poka-Yoke devem ser simples e fáceis de implementar, para que sejam adotadas sem dificuldades pela equipe.
- Eficiência: O objetivo é alcançar a eficiência máxima, garantindo que os processos sejam executados corretamente na primeira vez.
Tipos de Poka-Yoke:
- Poka-Yoke de Contato: São dispositivos físicos que evitam erros por meio de contatos mecânicos. Por exemplo, um encaixe que só permite que uma peça seja inserida de uma maneira específica, eliminando a possibilidade de montagem incorreta.
- Poka-Yoke de Sequência: São dispositivos que garantem que as etapas de um processo sejam realizadas na ordem correta. Por exemplo, um sistema que impede que uma máquina seja ligada se as etapas preparatórias não forem concluídas.
- Poka-Yoke de Quantidade: São dispositivos que garantem que a quantidade correta de materiais seja usada em um processo. Por exemplo, um dispensador que libera uma quantidade pré-determinada de líquido em cada ciclo.
- Poka-Yoke de Movimento: São dispositivos que evitam erros ao limitar ou guiar o movimento dos operadores. Por exemplo, uma guia que garante que um operador mova uma peça na direção correta.
Exemplo de Poka-Yoke
Um exemplo simples de Poka-Yoke é a chave do carro que só pode ser removida da ignição quando a alavanca de câmbio está na posição “P” (estacionamento). Isso evita que o motorista retire a chave enquanto o carro ainda está em movimento, prevenindo acidentes.
Em suma, o Poka-Yoke é uma abordagem eficaz para prevenir erros e garantir a qualidade em processos de produção e operações. Ao projetar processos com Poka-Yoke, as empresas podem reduzir desperdícios, melhorar a eficiência e aumentar a satisfação do cliente.
As vantagens de adotar o Sistema Lean incluem a redução de custos, o aumento da produtividade, a melhoria da qualidade dos produtos e serviços, a redução do lead time (tempo de produção) e a maior satisfação do cliente. Além disso, o Sistema Lean promove uma cultura de melhoria contínua e envolvimento dos colaboradores, o que pode resultar em um ambiente de trabalho mais motivador e eficiente.
O Sistema Lean desempenha um papel crucial na melhoria da eficiência operacional das empresas, proporcionando vantagens competitivas e sustentáveis a longo prazo. A adoção dos princípios e práticas lean pode ajudar as empresas a se tornarem mais ágeis, flexíveis e eficientes em um mercado cada vez mais competitivo.
Boas práticas e vantagens da eficiência operacional
Algumas boas práticas para melhorar a eficiência operacional incluem o uso de ferramentas de gestão de projetos, como o Trello ou o Asana, para acompanhar o progresso das tarefas e identificar possíveis gargalos. Além disso, a automação de processos, por meio de ferramentas como o Zapier ou o Microsoft Power Automate, pode ajudar a reduzir erros e a aumentar a produtividade.
As vantagens de investir em ferramentas de gestão para melhorar a eficiência operacional são diversas. Além da redução de custos e do aumento da produtividade, empresas mais eficientes também tendem a ter maior satisfação dos clientes, devido à entrega mais rápida e à qualidade superior dos produtos e serviços. Além disso, a eficiência operacional pode contribuir para a sustentabilidade ambiental, ao reduzir o desperdício de recursos e a emissão de poluentes.
As ferramentas de gestão desempenham, portanto, um papel fundamental na melhoria da eficiência operacional das empresas, contribuindo para sua competitividade e sustentabilidade a longo prazo.
E, para além das ferramentas e processos, como muito bem descrito por Mintzberg, o que importa de fato são as pessoas. Por isso prende-las em reuniões improdutivas é de fato muito prejudicial às empresas e seus resultados.
E os gestores da sua empresa? Têm utilizado as reuniões para serem mais produtivos?
Citação a CARVALHO, S.
Saulo Carvalho é Mestre em Gestão e Planejamento (UNITAU) stricto-sensu. Pós-Graduado em Comunicação e Marketing Empresarial (UMESP) lato-sensu, Graduado em Administração de Marketing (UMESP). Admitido em regime especial ao Doutorado sobre Pesquisa Operacional (ITA – Instituto Tecnológico de Aeronáutica e Universidade Federal de São Paulo).
Consultor empresarial com atuações no Brasil e América Latina. Ministra disciplinas de Administração, Marketing, Pesquisa e Planejamento Estratégico aos cursos superiores de Administração, Marketing e Engenharia. É pesquisador sobre Gestão, Marketing e Ambiente Econômico. Desenvolve e aplica pesquisas científicas sobre Gestão e Marketing.
Referências
MINTZBERG, Henry. Inside our strange world of organizations. Free Press (1 julho 1989).
MINTZBERG, H. Power in and around organizations. Englewood Cliffs, N.J, Prentice Hall, 1983.
